Home Despre INTER-ASPA Dezvoltare instituțională Proiecte componente de cercetare Comunicare, sistem informațional Rezultate

Inter-aspa.ro @ copyright 2018

This document was last modified on: GMT
Home Despre INTER-ASPA Dezvoltare instituțională Proiecte componente de cercetare Comunicare, sistem informațional Rezultate Noutați

Organigrama proiectului este cea din figura de mai jos.

Organigrama proiectului INTER-ASPA cu elementele centrale de luare a deciziilor adaptată după cea a proiectului integrat european ALARM. Unitatea centrală de management şi decizie este Comitetul de Coordonare a Proiectului - CCP, format din doi delegaţi de la fiecare comitet de conducere al proiectelor. Adunarea generală a participanţilor se formează prin delegaţi din partea fiecărei instituţii. În dreapta sunt indicate pachetele de lucru finanţate din cecuri.


Resursele financiare de management se distribuie către patru module: Coordonare generală, Relații cu Beneficiarii, Diseminare și Comunicare, Formarea resursei umane).

Riscuri

O listă de riscuri identificate încă din etapa aceasta e prezentată în figura de mai jos, împreună cu modul de abordare a lor. Structura modulară a proiectului reduce riscul neindeplinirii totale a obiectivelor asumate. Proiectele componente 3 și 4 primesc rezultate de la 1 și 2 pentru producerea unor livrabile, însă în rest sunt autonome.

Riscuri identificate și modul de abordare a lor.


Modul de organizare și conducere al proiectului complex


1. Structura de conducere generală este Comitetul de Coordonare a Proiectului (CCP). CCP se comupune din  Directorul Proiectului (DP), Directorul adjunct de Proiect, și cei patru Responsabili de Proiecte Componente (RPC) cu adjuncții lor. CCP nu deliberează și nu decide în mod valabil decât dacă două treimi (2/3) din Membri săi sunt prezenți sau reprezentați (cvorum). Fiecare Membru va avea un vot.

2. DP convoacă reuniunile ordinare ale CCP de trei ori în fiecare etapă: în maximum o lună după deschiderea finanțării anuale, în luna iulie și cu șase săptămâni înainte de raportul anual.

3. Orice decizie a CCP poate fi luată şi fără o reuniune, în cazul în care președintele transmite tuturor membrilor CCP un document prin e-mail a cărui aprobare este făcută prin e-mail în termen de maximum o săptămână de majoritatea stabilită a membrilor.

4. DP conduce atât CCP cât și Biroul Executiv (BE) compus din: un asistent manager de proiect angajat la Coordonator și câte un reprezentant din compartimentele financiar și juridic ale instutuției coordonatoare. Responsabilitatea BE este de control tehnic-administrativ și rezolvarea problemelor financiare și bugetare.

5. CCP ia deciziile pe bază de majoritate simplă în toate problemele de management al Proiectului. Decide asupra propunerilor către Adunarea Generală (AG). CCP răspunde împreună cu DP de supervizarea conținutul științific și bugetar din proiectele componente. CCP decide cu privire la atribuirea cecurilor pentru dezvoltarea capacităţii instituţionale la cererea reprezentanților contractuali ai instituțiilor partenere.

6. CCP aprobă și colectează rapoartele de la fiecare Comitet de Conducere al unui Proiect Component (CCPC). CCPC este format din RPC și câte un lider de grup (LG) de la fiecare instituție implicată în proiectul component. CCP poate refuza sau accepta documente primite de la CCPC.

7. Adunarea Generală (AG) este organul decizional cel mai înalt al Proiectului. AG include câte trei delegați de la Coordonator, Partenerul 1 și Partenerul 3, și câte doi delegați de la Partenerii 2, 4, 5 și 6. AG ia decizii cu privire la: planul anual detaliat de implementare propus de CCP, extinderea strategică sau excluderea unor parteneri din consorțiu, modificarea acordului de cooperare, toate aspectele fundamentale ale consorțiului, finalizarea prematură a proiectului. Decizia în AG se ia cu majoritate de două treimi. Votul poate fi și prin corespondență. AG votează un Examinator Independent al plângerilor (EIP) responsabil cu egalitatea de gen și toate problemele generale asociate interacțiunilor umane.

8. CCP desemnează un Coordonator de Sit (CS) de cercetare. Acesta are responsabilitatea organizării aspectelor logistice locale relevante pentru activitățile implementate de la mai multe proiecte componente (obținere de avize de acces, comunicare cu utilizatorii locali, logistică). CS comunică cu CCPC, iar când apar probleme care ies din sfera responsabilității sale consultă CP sau EIP.

9. Resursele financiare de management se distribuie către patru module: Coordonare generală, Relații cu Beneficiarii, Diseminare și Comunicare, Formarea resursei umane).


Proceduri de comunicare în cadrul consorțiului


(1) Asigurarea fluxului de comunicare internă intră în responsabilitatea asistentului manager de proiect angajat la Coordonator, care va coopera cu responsabilul din CCP pentru Diseminare.

(2) La fiecare 6 luni persoana responsabilă va elabora și circula o evaluare internă a situației proiectului și va răspunde, de asemenea, de organizarea tuturor întâlnirilor de lucru.

(3) Procesele verbale ale întâlnirilor vor fi trimise către participanți în cel mult două săptămâni, spre aprobare, iar dacă nu se ridică obiecții în trei săptămâni de la primire se consideră aprobate.


SUSTENABILITATEA CONSORȚIULUI ȘI MODALITĂȚI DE CONSOLIDARE INSTITUȚIONALĂ ȘI PERSPECTIVE DE EVOLUȚIE A INSTITUȚIILOR CU POSIBILITĂȚI DE RELANSARE.


1. AG decide la propunerea CCP conținutul “Programului  strategic comun  de  CDI  corelat cu planul de dezvoltare instituțională la propunerea CCP”. Programul strategic comnun de CDI se proiectează pentru zece ani, cu posibilități de ajustare anuală și va fi adoptat în primul trimestru al celei de a doua etape a Proiectului.

2. AG decide la propunerea CCP “Regulamentul de acces reciproc la echipamentele şi tehnologiile necesare pentru realizarea proiectului” și un “Plan de dezvoltare corelată a infrastructurii majore pentru cercetarea proceselor de la interfața apei, solului, plantelor și aerului”. Cele două documente se proiectează pe trei ani și se adoptă în ultimul trimestru al celei de a doua etape a proiectului.

3. Partenerii se vor sprijini reciproc în organizarea unor stagii de pregătire, şcoli de vară, manifestări ştiinţifice şi  vizite de lucru prin acordarea de spaţii şi acces la echipamente.

4. Partenerii vor aplica la viitoare competiții de parteneriate invitând minim un alt partener din structura Proiectului. Partenerii vor susține pe plan extern diseminarea informației cu privire la întreg consorțiul Proiectului și agenda sa strategică.


OBLIGAȚIILE ȘI RESPONSABILITĂȚILE ASUMATE DE FIECARE PARTENER.

1. Partenerii se angajează să își indeplinească cu bună credinţă sarcinile ce le revin ca membri în cadrul Proiectului complex.

2. Partenerii au obligatiile prevazute in Contractul de finantare.

3. Responsabilităţile partenerilor  corespund  activităţilor prevăzute în Agenda-Comună, Planurile de realizare ale proiectelor componente și Planul de utilizare a cecurilor ale Acordului de Cooperare).

4. Documentatiile tehnice si rapoartele financiare vor fi transmise Coordonatorului cu 10 zile inainte de termenul de finalizare a etapei in vederea integrarii in Raportul de etapa.

5. Partenerii au obligatia de a transmite coordonatorului, cu cel putin 10 zile inainte de data decontarii, documentele de raportare aferente fiecarei etape intermediare, finale (anuale) si etapei de finalizare a proiectului, respectiv raportul stiintific pentru toate etapele aferente anului bugetar, raportul financiar al etapei, raportul de audit financiar independent, raportul stiintific sintetic pentru intreg proiectul.

6. În cazul în care partenerii întârzie în transmiterea documentelor de raportare, Coordonatorul poate calcula majorări (penalităţi) de întârziere de 0,1% din valoarea etapei pentru fiecare zi de întârziere. Majorările (penalităţile) de întârziere se calculează pentru fiecare zi de întârziere, începând cu ziua imediat următoare termenului de scadenţă şi până la data stingerii sumei datorate, inclusiv.

7. Partenerii răspund pentru realizarea obligaţiilor acordului şi suportă pagubele cauzate Coordonatorului, ca urmare a oricăror acţiuni sau omisiuni legate de realizarea acordului, şi care le sunt imputabile, avand obligatia să prezinte, pana cel tarziu la data decontarii fazei, rapoarte de audit financiar al proiectului, întocmite de un auditor financiar independent, respectiv raportul de audit financiar general, pana la data decontarii finale.

8. Partenerii vor folosi o organizare spaţială coerentă a activităţilor de teren care susţine cercetarea pe termen lung a proceselor de interfaţă dintre apă, aer, sol şi vegetaţie.

9.  La prima întâlnire a CCP partenerii vor lua decizia cu privire la conţinutul unui plan de producere a rezultatelor proiectului cu structura din Anexa VII.

10. Partenerii vor efectua şi vor ţine evidenţa cheltuielilor respectând art 13.3 alin 1 şi 2 din contractul de finanţare


RESURSELE UMANE, MATERIALE ȘI FINANCIARE ALOCATE DE FIECARE PARTENER

1. Partenerii nu contribuie cu resurse financiare la derularea proiectului.

2. Partenerii pun la dispoziție infrastructura descrisă în acordul de cooperare.

3. Partenerii pun la dispoziție resursa umană descrisă în aplicație pentru fiecare proiect component al proiectului Complex și cuprinsă în Descrierea resursei umane cheie- Lista de personal a acordului de cooperare. Partenerii se angajează să găsească formule de înlocuire a resursei umane din listă când aceasta părăsește instituția, pentru a nu periclita bunul mers al proiectului complex. Situațiile de acest fel vor fi aduse cu celeritate la cunoștința CCP și vor fi analizate prioritar.

4. Partenerii angajează un număr de noi cercetători până cel târziu 10 luni de la demararea proiectului (5 februarie 2018) și asumate de conducătorii instituțiilor partenere prin Scrisori de confirmare a posturilor de noi cercetători.

5. Resursele financiare sunt cele descrise în tabelele 1 şi 2 din acest acord de cooperare


OBLIGAȚIILE PRIVIND CONFIDENȚIALITATEA

(1)  Părţile semnatare ale prezentului acord convin să păstreze în strictă confidenţialitate informaţiile primite în cadrul şi pe parcursul implementării proiectului şi sunt de acord să prevină orice utilizare sau divulgare neautorizată a unor astfel de informaţii.  


IDENTIFICAREA, ATRIBUIREA ȘI EXPLOATAREA DREPTURILOR DE PROPRIETATE INTELECTUALĂ

 (1) Rezultatele cercetărilor obținute pe baza derulării contractului aparțin Contractorului si partenerilor acestuia în cadrul proiectului, conform legislației în vigoare referitoare la titlurile de proprietate industrială şi drepturile de autor. Rezultatele cercetărilor sunt administrate de proprietarii acestora, cu toate drepturile care decurg din calitatea de proprietar.

(2) Accordul dintre parteneri conține prevederi referitoare la  identificarea, încadrarea şi stabilirea drepturilor asupra următoarelor tipuri de proprietate intelectuală:

a). rezultată din activitatea aferentă proiectului de cercetare, şi care face parte din obiectivele proiectului;

b). rezultată din activitatea aferentă proiectului de cercetare, dar care nu face parte din obiectivele proiectului.

(3) Metodologia de partajare a drepturilor de proprietate intelectuală între parteneri, inclusiv în situația data de co-proprietate între mai mulți parteneri, precum şi metodologia de acordare a drepturilor de exploatare directă a proprietății intelectuale din categoriile prevăzute la punctul (2), dacă este cazul, se face in condiții de egalitate intre toți partenerii.

(4) Toate entitățile partenere in proiect au acces şi au dreptul de a folosi, în scopuri de cercetare, drepturi de proprietate intelectuală prevăzute la punctul (2) lit. b, creată de alte entități partenere, precum şi proprietatea intelectuală din categoria de la punctul (2) lit. a, necesară pentru a folosi proprietatea intelectuală de la punctul (2) litera b, creată de alte entități partenere, cu respectarea prevederilor legale in vigoare.

(5) In cadrul comunicărilor între parteneri, vor fi  incluse prevederi de confidențialitate privitoare la una sau mai multe din  categoriile de proprietate intelectuală prevăzute la punctul (2).

(7) Coordonatorul este autorizat să elaboreze ocazional, rapoarte de activitate care vor fi făcute publice, în care se vor prezenta titlul, rezumatul şi obiectivele proiectului, bugetul total şi contribuția financiară a Autorității Contractante, durata contractului, numele directorului de proiect şi numele Contractorului. Raportul de activitate va fi elaborat într-o formă publicabilă, astfel încât să nu se aducă atingere sau să se prejudicieze drepturile de proprietate industrială sau intelectuală sau realizarea activităților prevăzute în contract.

(8) In cazul obținerii de venituri economice, rezultate din comercializarea produselor – rezultat al cercetării, in cadrul proiectului, acestea se vor distribui proporțional cu efortul financiar si uman al fiecărui participant.

(9) Toate părțile (coordonator si parteneri) implicate in realizarea unei invenții au aceleași drepturi asupra invențiilor rezultate din prezentul proiect, si asupra tuturor rezultatelor cercetării; dreptul la brevete de invenție aparținând in egala măsura tuturor.


MODALITĂȚILE DE DISEMINARE A REZULTATELOR

1. Prevederile referitoare la proprietatea intelectuală se aplică și în cazul drepturilor de difuzare a rezultatelor cercetării în diferite articole, comunicări ştiinţifice şi alte mijloace de diseminare, acestea aparținând partenerilor și persoanelor care au contribuit la obținerea lor.

2. Partenerii au obligația să disemineze informații actualizate cu privire la proiectul complex pe paginile lor web instituționale și să transmită către media comunicate de presă cu privire la rezultatele proiectului complex.

3. Partenerii se vor asigura că orice publicaţie sau orice rezultat apărut şi raportat în urma activităților desfășurate  potrivit prezentului acord va avea menționat numele finanțatorului şi numărul  contractului de finanţare, după modelul: „This work was supported by a grant of the Romanian National Authority for Scientific Research, CNDI– UEFISCDI, project number. PN-III-1.2-PCCDI-2017-0721.”.